Mejorando la notificación de casos de VIH en la Clínica de Terapia Antirretroviral.

La región de Bocas del Toro se encuentra ubicada al oeste de Panamá, frente al Caribe, dispone de amplias bahías, ríos y  posee un bosque tropical biodiverso, con abundante fauna y flora.

La mayoría de su población es indígena, y gran parte de éstos son pobres. Existiendo una desproporción marcada en la atención sanitaria en las comunidades indígenas, influenciadas por las distancias físicas, la escasa disponibilidad de personal calificado y la falta de infraestructura.

Las diferencias por clase social y etnia dan origen a la desigualdad y exclusión de los servicios sociales básicos, como salud y educación, influenciados a su vez por costumbres, creencias y tradiciones que se van transmitiendo de generación a generación; y de esta manera repercutiendo negativamente en la salud de esta región.

La Clínica de Terapia Antirretroviral (CTARV) ubicada en el distrito de Changuinola, Provincia de Bocas del Toro, inicia labores en el año 2009 como respuesta a la gran demanda de pacientes con diagnóstico de VIH, proporcionando de esta manera las herramientas y conocimientos para cambiar el curso de esta enfermedad.

El objetivo principal de la CTARV de Bocas del Toro es reducir la carga sanitaria de esta patología y la mortalidad asociada en esta región; mediante la entrega de intervenciones efectivas e integrales por parte de un equipo multidisciplinario mejorando la calidad de vida de estos pacientes. Actualmente atiende a un total de 509 personas con VIH.

¿Por qué se seleccionó la notificación de casos de VIH como un proceso a mejorar?

Debido a la pandemia del Coronavirus en el año 2020 la atención de las personas con VIH fue irregular y el control de los datos sobre todo el registro y la notificación de los casos nuevos no se realizó adecuadamente. Por este motivo, el Ministerio de Salud de Panamá decidió incluir un colaborativo de mejoramiento el proceso de mejora de la calidad de los datos de las notificaciones y registros de todos los casos nuevos ocurridos en el año 2020.

El Centro para la Educación y Prevención del SIDA / University Research Co (CEPRESI/URC), a través del Proyecto de Gestión Sostenible del Conocimiento en VIH comenzó a brindar asistencia técnica a los equipos de mejora de la calidad de las clínicas de Panamá para trabajar sobre este objetivo de mejoramiento y su indicador de seguimiento. A partir de ello, el personal de salud comenzó sus actividades de mejora para alcanzar este objetivo.

Organización del trabajo para realizar el registro y las notificaciones de los casos de VIH ocurridos en el año 2020.

Para el inicio de la intervención, lo primero que se realizó fue definir el objetivo de mejoramiento y luego se conformó el equipo de mejora de la calidad (EMC) que trabajaría en función de este objetivo. 

Paralelamente se entrenó a los miembros del equipo en los pasos del modelo para el mejoramiento de la calidad y los ciclos rápidos y la medición del indicador de línea de base. Fue importante explicar, analizar y discutir la importancia de establecer la línea de base y cómo medir el indicador.

Partiendo del objetivo de mejoramiento definido por el Ministerio de Salud de Panamá, el equipo de la clínica se planteó lo siguiente: “En la clínica de terapia antirretroviral de Bocas del Toro incrementaremos la notificación y el registro de los casos nuevos de VIH en un 100%, en un plazo de 2 meses reforzando la coordinación con el departamento de epidemiología y la comunicación interinstitucional”.

El equipo además diseñó el flujograma del proceso que contribuyó a identificar a los prestadores de los servicios de salud que formarían parte del equipo de mejora.

Posteriormente los miembros del equipo comenzaron a realizar reuniones semanales para planificar las actividades y distribuirse las tareas que cada uno debía realizar para alcanzar el objetivo de mejoramiento.

Cambios implementados.

Durante las sesiones el EMC cotejó la información de los casos nuevos del año 2020, elaborando un listado de los mismos para su verificación en el Sistema de Información de Vigilancia Epidemiológica de VIH (SISVIGVIH) por el departamento de epidemiología.

Posteriormente, epidemiología remitió la información sobre los casos notificados en el SISVIGVIH. Una vez recibido este reporte, el EMC inició la búsqueda de los formularios de notificación de los casos no notificados; mediante la revisión de expedientes clínicos, clasificación de los casos según instalación y estableciendo la comunicación con cada centro para la recuperación de dichos formularios.

CEPRESI/URC acompañaron a los miembros del EMC en la medición de línea de base del indicador, para asesorar al equipo en caso de cualquier dificultad presentada, así como también en las mediciones subsiguientes para aclarar dudas o inquietudes surgidas durante la implementación de las actividades.

Resultados.

El 27 de enero el EMC estableció su línea de base: de los 71 casos nuevos del año 2020 solamente 15 estaban registrados en SISVIGVIH, para un 21% de cumplimiento. Enviaron notas a las instalaciones de la Caja del Seguro Social (CSS) para que enviaran las notificaciones de los pacientes que fueron referidos a la clínica para su tratamiento.

En las semanas del 27 de enero al 24 de febrero 2021, el EMC cotejó la información y elaboró el listado de casos con sus notificaciones a epidemiología.  Epidemiología revisó los casos que estaban en SISVIGVIH y regresó el listado nuevamente al EMC, pero con los casos que no estaban en el sistema de información para la búsqueda de las notificaciones de los que faltaban. En ese momento se realizó la segunda medición, 46 casos registrados en SISVIGVIH del total de 71, para un cumplimiento del 65%.

Del 3 al 19 de marzo el EMC realizó la revisión de los expedientes clínicos para recuperar las notificaciones o solicitar a la instalación que refirió al paciente su envío, de esa manera recuperaron otro número de notificaciones las que fueron enviadas al epidemiólogo, quien hizo el registro respectivo de estas en SISVIGVIH.  En marzo se realizó la tercera medición de 59 casos registrados de 71 para un cumplimiento del 83%.

A finales de marzo y las primeras semanas de abril el equipo continuó con el proceso de revisión de las notificaciones de los casos nuevos que no tenían número SISVIGVIH y su búsqueda en las instalaciones de referencias, de esa manera lograron alcanzar el 100%.

Al finalizar el ciclo, el equipo de mejora se reunió para analizar los resultados finales y confirmar que las acciones implementadas contribuyeron con la mejora de la calidad de los datos de las notificaciones de los casos nuevos y poder tener un número más exacto del total de casos de VIH (Primer pilar de la cascada del continuo de la atención en VIH-CoC) y reducir el subregistro de la información a nivel nacional. Las acciones implementadas dieron los resultados deseados.

El EMC definió un segundo objetivo de mejoramiento sobre el cual está trabajando y ha comenzado a desagregar la información de los pilares de la CoC por tipo de poblaciones.

Cambios probados:

1. Monitoreo semanal de los datos

2. Cotejo de la información de los casos nuevos por el equipo de mejora de la calidad para la elaboración de una lista unificada de casos nuevos.

3. Revisión de expedientes clínicos de los casos nuevos de VIH para la verificación y recuperación de las notificaciones.

4. Comunicación interinstitucional permanente por llamadas telefónicas o por las diferentes herramientas tecnológicas.

5. Coordinación con el regional de epidemiología.

Lecciones aprendidas.

• La importancia del trabajo en equipo para la mejora de los procesos de atención.
• Las coordinaciones tanto a lo interno de la clínica como a nivel interinstitucional permitieron el alcance del objetivo de mejoramiento.
• El uso de las redes fue clave para la comunicación ágil y rápida con las instalaciones de referencia de los casos de VIH y para el envío de las notificaciones.
• Es primordial el seguimiento temprano de los casos nuevos que son referidos a la clínica, para lograr el envío oportuno de las notificaciones.

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